Hvorfor Din SMB Trenger Arbeidsledighetsforsikring

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sist endret: 2023-08-25 03:48

Ingen planlegger å miste jobben. Men når en liten bedriftseier stenger dørene på grunn av pensjon, flytting eller dårlig salg, blir ansatte raskt tidligere ansatte. Arbeidsledighetsforsikring gir dine ansatte litt økonomisk sikkerhet mens de ser etter en ny jobb.

Det er mye forvirring rundt arbeidsledighetsforsikring, for eksempel hvem som betaler for den, hvem som er kvalifisert, og om du kan velge bort å tilby denne fordelen. Guiden vår svarer på spørsmål om arbeidsledighetsforsikring, skattemessige konsekvenser for små bedrifter og hvordan prosessen fungerer.

En kort historie om arbeidsledighetsforsikring

Arbeidsledighetsforsikring trådte i kraft landsdekkende som en del av loven om samfunnssikkerhet fra 1935 som en måte å hjelpe arbeidsledige under den store depresjonen og dens utvinning. Det er et føderalt mandat og regulert program, men valgbarhets- og betalingsbeløp bestemmes på statlig nivå.

I de fleste stater er arbeidsledighetsforsikring finansiert gjennom skatter arbeidsgivere betaler på vegne av sine ansatte. (I noen stater betaler ansatte denne skatten direkte). Disse skattene rettes til et statskontrollert reservefond.

"Arbeidsgiverreservefondet, som består av 3-7% av en ansattes bruttolønn, avhengig av den enkelte stat, støttes av et reservefond som er kontrollert av staten, " sier Jim Bell Sr., grunnlegger og administrerende direktør i Abel HR. "Hvis det mislykkes, låner den føderale regjeringen penger for å sikre at arbeidsledige blir betalt. Alle virksomheter må betale inn arbeidsledighetsforsikring, bortsett fra visse ideelle organisasjoner."

Konseptet med den opprinnelige dagpenger fortsetter å fungere på lignende måte som starten i 1935; i løpet av årene har det imidlertid blitt lagt til flere regler, forskrifter og rapporter. Arbeidsledighetsdivisjonen dekker nå utbetalinger for uførhet, krav om familie- og medisinsk permisjon, utvikling av arbeidskraft, ansettelse og fullbyrding.

Hvem betaler inn arbeidsledighetsforsikring

"En av de største misforståelsene som mange bedriftseiere og ledere har, er at arbeidsledighetsforsikring er en fast, ukontrollerbar skatt, " sier Bell. "Dette konseptet kunne ikke være lenger fra sannheten. Arbeidsledighetsforsikringskostnader kan kontrolleres fra det øyeblikket en virksomhet starter."

Mange eiere av små bedrifter tror de er unntatt, men hvis du har ansatte, er du pålagt å betale State Unemployment Insurance (SUI) og Federal Arbeidsledighetsforsikringsloven (FUTA). Alle forretningsstørrelser og -typer følger de samme trinnene i å betale SUI og FUTA, og håndtere arbeidsledighetskrav. Det er ingen unntak for små bedrifter.

Skattekonsekvenser

For virksomheter er SUI en kvartalsskatt som er en del av virksomhetens lønnsskatt. Beløpet bestemmes av staten basert på typen virksomhet du driver og et lønnsgrunnlag. Antall tidligere ansatte som har søkt på arbeidsledighetskrav, tas også med i betraktningen. (Et selskap med et høyt antall tidligere ansatte som ber om arbeidsledighet betaler en høyere sats enn et selskap med lav omsetning.) I de fleste stater er dette en arbeidsgiver-betalt skatt, men noen stater krever at ansatte skal bidra.

FUTA-skatter betales også kvartalsvis og kommer i tillegg til SUI. FUTA-skatter betales fullstendig av arbeidsgiveren; det er ikke hentet fra ansattes lønn. Disse skattene blir lagt inn gjennom skattemyndighetene på skjema 940. Selskapet beskattes med 6% på de første $ 7000 som den ansatte tjener, med en maksimal årlig innbetaling på $ 420 per ansatt.

SUI og FUTA blir kun betalt for lønnsansatte W-2-ansatte. Uavhengige entreprenører og frilansarbeidere - W-9 arbeidere - er ikke dekket av arbeidsledighetsforsikring, og organisasjoner trenger ikke å betale SUI- eller FUTA-skatt.

Når kontrakten slutter med uavhengige arbeidere, kan de ikke søke arbeidsledighet. Hvis de gjør det, kan det bestrides. Imidlertid er det også opp til organisasjonen å sikre at alle ansatte er merket riktig. Hvis en uavhengig arbeidstaker kan bevise at han var eller burde vært en lønnsansatt, må arbeidsgiveren betale tilbake skatt og andre straffer.

Arbeidsledighet begynner med sysselsetting

Generelt sett, når et selskap ansetter en ansatt, inkluderer del av prosessen med ny ansettelse påmelding i enten statlige, føderale eller begge dagers kompensasjonsprogrammer. Avhengig av statens krav, rapporteres nye ansettelser med jevne mellomrom og settes på skattelister, men hver nye leie må rapporteres til staten.

Hver gang en ansatt har lønnsskatt trukket fra hver lønnsslipp, blir noen av de pengene brukt til forsikringspuljen, sier Charles A. Krugel, en advokat og rådgiver for menneskelige ressurser. "Avhengig av staten hvor arbeidsgiveren eller arbeidstakeren befinner seg, vil stønadsberettigede personer motta utbetalinger hver uke eller månedlig basert på en formel som hovedsakelig er basert på arbeidstakers lønnsgrad, levekostnader og andre lovpålagte faktorer."

De fleste stater har "etter vilje" ansettelseslover, noe som betyr at både arbeidstakeren og arbeidsgiveren enten kan forlate eller bli sagt opp når som helst av en eller annen grunn som ikke er ulovlig. At-will ansatte er kvalifisert for arbeidsledighet. Unntaket er hvis avgangen skyldes et disiplinærproblem, som insubordinasjon, tyveri og andre alvorlige anklager.

Hvis du sier opp en ansatt, må du oppbevare detaljert dokumentasjon som beskytter selskapet hvis et krav fremsettes, avslås og utfordres. "Dokumentasjon er nøkkelen, " sa Krugel. "Når de dokumenterer [en ansattes opptreden], bør virksomheter skrive opp hendelser så snart de inntreffer. Det vil si, dokumentere hvem som var involvert, hvem var vitne til hva, hvor hendelser skjedde, når hendelser skjedde, hva som skjedde, hvorfor tror du det skjedde og så videre."

Når den tidligere ansatte ansøker for arbeidsledighet

En ansatt kan søke arbeidsledighet hvis de mister jobben uten egen skyld (dvs. at de ble permittert). Etter at de har sendt inn, vil den nå tidligere arbeidsgiveren motta et "Notice of Unemployment Insurance Claim Filed" -brev fra staten. Hvis kravet blir godkjent, kommer arbeidsledighetsfinansieringen fra arbeidsgivers skattekonto. (Hvis det skjer, vil ledighetsskattene dine øke.)

Du kan godta eller bestride arbeidsledighetsforespørselen. Hvis det blir akseptert av arbeidsgiveren, er ingen ytterligere tiltak nødvendig fra din side. Det er da opp til staten å avgjøre om kravet oppfyller visse kriterier (for eksempel tjenestetid, årsak til arbeidsledighet osv.).

Imidlertid, hvis arbeidsgiver bestrider kravet - si at den ansatte ble sparket for ondsinnet opptreden eller sluttet for en ny jobb som falt gjennom - må staten informeres om årsakene til at kravet blir bestridt med detaljer om den ansatte, inkludert datoer for service, stillingsbetegnelse, årsak til oppsigelse og eventuelle merknader eller rapporter fra den ansattes personaljournal.

God journalføring, inkludert detaljerte resultatgjennomganger, er avgjørende gjennom hele arbeidstiden.

Arbeidsgiver har 10 dager på seg til å bestride kravet eller risikere en økning i arbeidsledighetsskatten. Når arbeidsledighetsforsikring innvilges, er gjennomsnittlig kompensasjonsperiode nasjonalt 26 uker, men hver stat bestemmer kompensasjonstidens lengde.

Inngående råd

Trinnene som er involvert i håndteringen av arbeidsledighetsforsikring, kan vanligvis finnes på hver enkelt stats nettsted, ifølge Chris Orletski, medpresident i Blankit Insurance. "Dette blir en online prosess der arbeidsgiveren laster opp den nødvendige informasjonen til staten, men igjen, vil en ansettelsesadvokat være i stand til å gi råd."