2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sist endret: 2023-05-24 11:14
Microsoft Forms er en av de mest grunnleggende, men nyttige og kraftige appene i Microsoft Office-pakken. Det er litt uskikket, ettersom mange strømbrukere elsker Word og Excel og holder seg til disse appene daglig. Forms gir likevel en overraskende funksjonalitet for virksomheten som kan transformere hvordan du samler inn og sporer informasjon.
I Skjemaer kan du opprette et skjema eller en quiz. De to kan virke like, men den grunnleggende forskjellen er at et skjema brukes til å samle informasjon eller gjennomføre en undersøkelse, mens en quiz er ment å teste deltakerne, og hvert svar kan inneholde et spesifikt antall poeng. En quiz lar deg også gi tilbakemeldinger til deltakeren (si om de valgte riktig svar).
En grunn til at skjemaer er så nyttige, er at den er enkel å bruke. Det er ingen programmering involvert, så koding og tekniske ferdigheter er ikke nødvendig. Du kan enkelt lage skjemaer og deretter spore resultatene. Skjemaer kan deles via e-post, som en del av et nettsted, som en lenke, eller til og med bruke en QR-kode noen kan skanne med telefonen sin. Her er de grunnleggende trinnene for å lage et skjema og deretter spore resultatene enkelt, alt i et overraskende intuitivt grensesnitt.
1. Lag et nytt Microsoft-skjema
Når du vil opprette et nytt skjema, går du til Forms.office.com eller klikker på ikonet i Office-appen (enten skrivebordsversjonen eller online). Klikk på alternativet for å opprette et nytt skjema eller en ny quiz. Grensesnittet på dette punktet ser det samme ut, selv om quizen har noen få ekstra alternativer, for eksempel å legge til poengene som er tildelt for hvert svar. (For en quiz kan du også legge til matematiske ligninger.)
De grunnleggende trinnene er også de samme. Du velger hvilken type spørsmål du vil ha, for eksempel flervalg, tekstsvar, rangering, datointervaller og noen få andre, mer tekniske alternativer. De mer tekniske skjemaoppføringene vises i menyen og inkluderer ting som en måte å rangere svar, en tabell og et Net Promoter Score-alternativ. Alle disse valgene blir tydelig presentert og leder deg gjennom å konfigurere innstillingene eller, for en quiz, legge til et poeng totalt.
Det som er utrolig med Microsoft Forms, er at du i utgangspunktet er ferdig på dette tidspunktet - du kan lage ultra-enkle skjemaer (si, spør teammedlemmer hvilken dag du skal gjøre et statusmøte) eller utrolig kompliserte som samler informasjon fra jobbsøkere. Skjemaer gjør at du ikke lagrer arbeidet ditt, gjør programmering eller til og med forbereder skjemaet ditt for faktisk bruk. Når du har lagt til spørsmålene og valgene, er du ferdig og kan dele skjemaet.
Dette kan være så enkelt som å velge delealternativet og kopiere lenken til skjemaet ditt. Hvis du vil kjøre en undersøkelse om tilfredshet med virksomheten din, kan du kopiere lenken og dele den på sosiale medier. Du kan også velge et alternativ for å dele skjemaet bare med de hos firmaet ditt som har tilgang til Office, eller alle som har lenken. Du kan gå tilbake og redigere hvilket som helst skjema eller finpusse temaet hvis du trenger (bare klikk på Tema-knappen øverst til høyre).
Det kan virke som om det skal være mer i prosessen, men de fleste skjemaer tar egentlig bare noen få minutter å lage og deretter noen minutter å dele via e-post eller andre metoder.
2. Spor resultatene
Hvis det er enkelt å opprette en ny form, er det enda enklere å spore resultatene. For det valgte skjemaet klikker du på fanen Svar og kan se resultatene.
La oss for eksempel si at du oppretter en ny form for å spørre de ansatte om et nytt prosjekt og deres meninger om retningen. Du kan se alle svarene og gå gjennom et diagram som viser de gitte svarene. Du kan også se gjennom gjennomsnittsskår og individuelle poengsummer for en quiz.
Microsoft Forms lar deg åpne resultatene i Excel - bare klikk på alternativet i appen. Dette åpner opp alle svarene i et regneark, som du kan gå gjennom, dele eller til og med redigere etter behov. I et regnearkformat kan du bestemme deg for å representere dataene ved hjelp av et diagram eller spore svarene fra flere skjemaer du har opprettet (ved å bruke en fane for hver enkelt).
For å spore flere skjemaer, klikk på skjemaets applikasjonsnavn øverst til venstre. Her kan du gå gjennom alle skjemaene du har opprettet, og deretter spore svarene til hver enkelt. En ulempe å nevne her er at Forms ikke gir en mer robust motor for å spore en gruppe av skjemaer - si, samle inn dataene fra flere undersøkelser eller spørreskjemaer, og deretter kompilere all den informasjonen til ett skjema sammendrag. Men som nevnt kan du gjøre dette manuelt i Excel.
