2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sist endret: 2023-05-24 11:14
Hvis du jobber i virksomheten, ser du kanskje ikke profesjonell skriving som kritisk. Tross alt involverer de virkelige utfordringene gevinstmarginer, fastholdelse av ansatte og markedsføring. Det er mulig du ansette noen til å skrive markedsføringslitteratur eller innhold i sosiale medier uansett.
Effektiv kommunikasjon er imidlertid viktig i virksomheten. Uten god kommunikasjon - spesielt med kunder og forretningspartnere - risikerer du å sette i gang et prosjekt, utvikle et nytt produkt eller starte et nytt strategisk initiativ på en måte som fører til blindvei. Kunder vil ikke forstå forretningsmålene dine, og det tar bare en dårlig skrevet e-post for å skape en følelse av forvirring og frustrasjon.
Disse tipsene er ment å gi en umiddelbar innvirkning på hvordan du kommuniserer, og starter med din neste e-post. De er designet for mennesker som allerede er overbelastet med oppgaver. Hvis du følger disse grunnleggende retningslinjene, vil du oppdage at folk forstår hva du mener og hva du vil gjøre, og de vil til og med kommunisere mer effektivt med deg.
1. Lær det grunnleggende om god virksomhetsskriving
Det er en alvorlig misforståelse om god forretningsskriving. Å bruke komplisert formulering, å stole på proprietære vilkår og høres smart og kunnskapsrik ut, kan virke som god praksis, men de forårsaker bare forvirring. En bedre tilnærming er å skrive tydelig og kortfattet. Oppgi hva du virkelig mener, og ikke bekymre deg for å høres ultraprofesjonell ut.
Det er best å unngå kompleks formulering og skrive med en åpenbar substantiv-verb konstruksjon. God skriftlig kommunikasjon er ofte kort og poenget. Begynn med å gjøre setningene dine kortere, og velg et sterkt verb. Vær direkte. Den beste forretningsskrivingen flyter lett og er ikke vanskelig å lese eller forstå.
Hvis du følger dette rådet og holder deg til en tydelig og kortfattet skrivestil, kan du bli fristet til å bare bruke den skrivestilen i "offisielle" dokumenter som en markedsføringsplan. Sannheten er at all skriving i virksomheten i disse dager er offisiell, fordi den ofte er lett tilgjengelig. På sosiale medier kan du tro at et innlegg eller en kommentar er et kast som ingen vil legge merke til. Det er den første feilen når det gjelder virksomhetsskriving. Alt er tilgjengelig.
Et annet generelt tips er å holde seg til en logisk flyt. Du kan bytte til en tydelig og kortfattet skrivemåte, og det er flott, men hvis du hopper rundt når du skriver et dokument og ikke opprettholder en åpenbar struktur for hele dokumentet, vil du fremdeles forvirre leseren. Et godt sted å starte er ved å lage en grov oversikt. Det skal ikke være for detaljert - bare noter nøkkelpunktene slik at du kan holde deg til et veikart når du er halvveis i e-posten din, artikkelen eller til og med det sosiale innlegget.
2. Få e-postene dine til å lyse, og ikke prøv å forklare alt i en melding
Mange av oss sender dusinvis av e-post om dagen. I virksomheten er det en av de viktigste kommunikasjonsformene. Mens de generelle tipsene ovenfor gjelder alle dokumenter, innlegg i sosiale medier og e-post, er det noen få tips som spesifikt angår e-post. Her er en: Hold meldingen kort og enkel. Det er utrolig hvor mange som vil komponere en lang, komplisert e-post og synes det er den beste måten å kommunisere - pakking i alle detaljene som om de sender en kasse.
Det er langt bedre å holde ting lett - som et brev på en side eller mindre. Årsaken er at alle i virksomheten er opptatt og distrahert. En velskrevet e-post er ofte en som holder seg til det grunnleggende, og dekker akkurat det som må dekkes. I stedet for å inkludere alle mulige variabler, bruk e-post som en måte å starte samtalen på. Om nødvendig kan du gjøre et dypere dykk på telefon eller ved hjelp av en chat-app som Slack. Når noen får en e-post fra deg, skal det være enkelt å lese og gi akkurat riktig detaljnivå.
3. Les disse fantastiske bøkene for å studere opp
For alle som ønsker å lære seg håndverket å skrive uten å ta et fullstendig kurs eller få en høyskoleutdanning på området, er det noen snarveier du kan ta. Den ene er å lese så mye du kan. Jo mer du leser, jo mer vil du se hvordan du skriver. Så lenge du legger merke til hvordan en historie er laget og hvorfor ord ordnes slik de lager velskrevne setninger, vil du finne det grunnleggende om eksepsjonell skriving, nesten ved osmose.
Spesielt tre fremragende bøker vil gi deg et øyeblikkelig løft. Dreyers engelsk: En fullstendig riktig guide til klarhet og stil er et bra sted å starte. Benjamin Dreyer, en tidligere korrekturleser og kopieredaktør, forklarer hvordan man skriver med en lystig stil.
En annen nyttig bok er Between You & Me: Confessions of a Comma Queen, skrevet av Mary Norris, en tidligere kopieredaktør på The New Yorker. Nok en gang tjener den luftige stilen og de morsomme anekdotene i denne boken som en mal for god forretningsskriving.
For en ekte mesterverk om hvordan du kan forske og skrive for forretningsformål, bør du vurdere boka Working. Denne enestående boken av Pulitzerprisvinneren Robert A. Caro dekker det grunnleggende om forskning, intervjuing og skriving, og er rik på detaljer og gir noen av de beste rådene du vil lese om effektiv kommunikasjon.
4. Lag en skriveprøve for en jobbsøknad
Det kan være tidspunkter når du må sende inn en skriftlig prøve for en jobbsøknad. Alle tipsene ovenfor gjelder fortsatt, selv om det er noen få ting å merke seg. Den ene er at en skriveeksempel skal utformes med mer presisjon, og det betyr redigering og redigering på nytt. Den beste skrivingen, i det minste med tanke på de mer offisielle innleveringene du kan komme med for en jobbsøknad eller til innholdsmarkedsføringsformål, er grundig redigert. Det er en meislingsprosess der du reviderer teksten om og om igjen.
For enhver skriveprøve er det også en god ide å tenke på strukturen i stykket, og hvis det kommuniserer nok om emnet. Dette er en fin balanse - inkludert nok detaljer, slik at det er en komplett prøve, mens du ikke inkluderer ekstern informasjon.
5. Unngå disse vanlige forretningsfeilene
I tillegg til å skrive på en enkel og kortfattet måte, unngå sjargong eller kompliserte termer, og følge en åpenbar struktur, vil du unngå feilen med amatørskriving.
En åpenbar feil er passiv stemme. Sammenlignet med aktiv stemme ("brunreven spratt over loggen") bruker passiv stemme en sammensatt setningsstruktur som er vanskelig å lese ("loggen ble hoppet over av brunreven"). Denne skrivefeilen er overraskende vanlig og gjør forretningskommunikasjon forvirrende.
For et annet eksempel kan det virke åpenbart at du bør bruke perfekt grammatikk i bedriftskriving, men for mange mennesker skriver uten å tenke på reglene. Vær oppmerksom på vanlige grammatikkfeller som å blande ut pronomenene dine (å si "han" og deretter "de" for å referere til det samme emnet, for eksempel) eller bruke feil verb tense ("gjøre" kontra "gjorde", for eksempel). Hvis det er noen få som rutinemessig får deg opp, lager du en liste over dem slik at du kan være mentalt oppmerksom på dem mens du skriver på jobb.
