Anonim

Tids- og nærværssystemer kan være til nytte for bedrifter på mange måter. Imidlertid kan det med så mange valg være vanskelig å finne ut hvilken som best passer dine behov. Hvis du leter etter et tids- og fremmøtesystem i 2019, er her alt du trenger å vite om hva de er, hva de tilbyr og hvordan du velger et.

Hvis du allerede vet hva du leter etter, kan du gå til siden med beste valg for å se hvilke vi anbefaler, samt en komplett liste over tidtaksystemer som kan fungere for deg.

Hva er tids- og deltakelsessystemer?

Tids- og oppmøtesystemer gjør det mulig for ansatte å klokke inn og ut elektronisk via tidslåser, internett-tilkoblede datamaskiner, mobile enheter og telefoner. Noen løsninger tilbyr også muligheten til å slå inn og ut via tekstmeldinger, sosiale medieprogrammer som Twitter og andre kommunikasjonsprogrammer, for eksempel Slack. Når en ansatt klokker inn eller ut, overføres dataene øyeblikkelig til programvare som sømløst kan importere dem til lønnsløsningen din.

Disse systemene gjør mer enn bare å spore når ansatte kommer og går. De overvåker også mobile ansatte via geolokalisering og geofencing, administrerer betalt fri (PTO), lager ansattes tidsplaner, gir detaljerte arbeidsrapporter og gir sanntidsdata om hvem som jobber, hvem som ikke er, hvem som kom sent og hvem som nærmer seg over tid.

Tids- og oppmøtesystemer tilbyr selvbetjening som gjør at ansatte kan håndtere mange tidssporingsoppgaver på egen hånd, inkludert gjennomgang av timene de har jobbet, deres nåværende og fremtidige tidsplaner og PTO-periodiseringen.

Mange av disse systemene tilbyr både skybaserte og lokale løsninger. De lokale systemene er lagret på servere i virksomheten din, mens de skybaserte systemene er innlosjert av din leverandør av tid og tilstedeværelse og får tilgang til online.

Fordeler og ulemper

Den største fordelen med disse digitale systemene er at de eliminerer behovet for manuelle tidskort. Hele tiden samles elektronisk, med beregningene som er gjort for deg. Dette reduserer sjansen for feil og frigjør personen som var ansvarlig for å samle all denne informasjonen til å jobbe med andre oppgaver.

Et annet positivt er at disse systemene håndterer alle dine tidsbehov - deltakelse på ansatte, PTO og planlegging - i ett program. Dette kan være både kostnadseffektivt og et løft for produktiviteten, da ansatte ikke vil kaste bort tid på å veksle mellom forskjellige programmer for å be om fri eller se på timeplanene sine.

Den største ulempen med tidsporingssystemer er at de er dyrere enn den gamle manuelle metoden der ansatte skriver ned timene sine hver dag eller slår inn og ut på et papirkort. En annen potensiell ulempe er at de ofte tvinger arbeidsgivere til å dempe oppfatningen om at det å be de ansatte om å spore tiden deres er en form for mikromanagement.

Redaktørens notat: Leter du etter informasjon om tids- og oppmøtesystemer? Bruk spørreskjemaet nedenfor, og våre leverandørpartnere vil kontakte deg for å gi deg den informasjonen du trenger:

kjøperzone widget

kostnader

Kostnadsstrukturen for tids- og deltakelsessystemer avhenger av om du velger en skybasert eller lokal løsning. Skybaserte systemer har mindre månedlige kostnader, mens lokale systemer har større engangsavgifter.

Med lokale systemer betaler du alle kostnadene på forhånd. Du kan forvente å betale flere hundre til flere tusen dollar for programvaren, lisenser for hver ansatt og installasjon. Det er ingen månedlige avgifter for tjenesten etter det. Engangskostnadene inkluderer imidlertid vanligvis ikke løpende support eller programvareoppdateringer.

For et skybasert system krever de fleste tjenester en avgift per bruker som varierer fra $ 1 til $ 10 per ansatt per måned. Noen tjenester vurderer også en basis månedlig avgift eller en minimum månedlig avgift.

Noen leverandører krever et engangsoppsett og implementeringsgebyr. I motsetning til med lokale systemer, er imidlertid all programvareoppgradering og support inkludert i dine månedlige utgifter.

En annen kostnad du kan pådra deg for et av alternativene er for en tidslukking. Mange tids- og tilstedeværelsessystemer arbeider med en rekke tidslåser. Disse tidslåsene kan fungere med PIN-koder, sveipe- eller nærhetsmerker eller biometri som fingeravtrykk eller ansiktsskanninger. Kompleksiteten til klokken du velger vil avgjøre kostnadene. Prisene varierer vanligvis fra et par hundre for en grunnleggende klokke til flere tusen for en sofistikert biometrisk klokke.

Hva du skal se etter i et tids- og fremmøtesystem

Med så mange systemer på markedet, kan det være vanskelig å vite hvilken som er riktig for din virksomhet. Når du handler etter et system, sier eksperter at det er flere ting du bør se etter:

  • Fleksible alternativer for tidssporing: Se etter et system som lar de ansatte registrere timene sine på flere måter, for eksempel gjennom en Internett-tilkoblet datamaskin, smarttelefon, nettbrett, tidslås, telefon eller tekstmeldinger.
  • Nøyaktig tidtaking: De beste systemene for tid og oppmøte sikrer at arbeidsgivere betaler sine ansatte for den faktiske tiden de jobber, ikke timene de er planlagt å jobbe.
  • Sporing for alle tidsproblemer: Forsikre deg om at du velger et system som tar vare på alle dine tidsrelaterte behov, ikke et som bare lar ansatte slå inn og ut. Dette inkluderer all ansattes plan og PTO-ledelse. I tillegg kan det være lurt å ha et system som tilbyr jobbsporing, som logger hvor lenge ansatte jobber med spesifikke prosjekter for bedrifter som tar betalt for klienter for hvor lenge de jobber med prosjektene sine.
  • Mobilkompatibilitet: Siden mange ansatte og ledere jobber utenfor kontoret, vil du ha et system som er kompatibelt med mobile enheter, slik at det er tilgjengelig hvor som helst. Dette inkluderer løsninger som ikke bare gir eksterne arbeidere muligheten til å klokke inn og ut, men også spore stedene deres, slik at arbeidsgivere vet at de jobber der de skal. Geoteknologi kan være ekstremt verdifull for arbeidsgivere å enten begrense hvor ansatte kan klokke inn og ut fra eller for å registrere de nøyaktige stedene der de starter og avslutter sine skift.
  • Brukervennlighet: Søk etter et system som er enkelt å bruke, har et skjermet grensesnitt og tillater ansattes selvbetjening. Systemet skal ikke være vanskelig å lære og bør absolutt ikke kreve timer med trening.
  • Integrasjoner: Velg et system som integreres med applikasjonene og programvaren du allerede bruker, for eksempel HR- og lønnsprogrammene.
  • Proaktive varsler: Noen systemer gir varsler når ansatte nærmer seg overtid eller glemmer å klokke inn eller ut. Dette kan være nyttig for å kontrollere utgifter.
  • Funksjoner for revisjonsspor: Muligheten til å vise originale timelistedata, sammen med eventuelle endringer gjort av en leder eller veileder, kan være viktig i tilfelle en revisjon.

Nå som du har det grunnleggende, er du kanskje klar til å ta en avgjørelse om hvilket tids- og oppmøtsystem som passer for deg. For å lære om alternativene vi mener er best for ulike forretningstyper, kan du sjekke ut de beste valgene for tids- og oppmøttsystemer.

Vanlige spørsmål om tid og oppmøte

Har du fortsatt spørsmål om systemer for tid og oppmøte? Her er noen spørsmål og svar som kan hjelpe deg med å ta en beslutning.

Spørsmål: Hvordan er tids- og deltakelsessystemer forskjellige fra tradisjonelle tidslåser og tidskort?

A: Den største forskjellen er at alt digitaliseres og automatiseres. Tradisjonelle tidslåser og tidskort krever manuell innføring av data for alt. Tids- og fremmøtesystemer krever bare å trykke på en knapp for å all informasjonen skal synkroniseres med programvaren din. Denne programvaren integreres deretter sømløst med lønnsløsningen din. Dette eliminerer dupliserte oppføringer og gjetting. I tillegg logger timer og fremmøtesystemer timer, jobbkoder og informasjon om pauser og PTO digitalt og i sanntid.

Spørsmål: Hvilke typer tidslåser er kompatible med tids- og deltakelsessystemer?

A: Det er ikke lenger enkle tidslåser. Dagens tidslåser samler tid på flere forskjellige måter, inkludert via hullkort, magnetiske sveipekort, strekkoder, PIN-koder og biometri som fingeravtrykk eller ansiktsskanninger.

Spørsmål: Er det forskjell på et tids- og oppmøtssystem og et biometrisk system?

A: Ethvert tids- og tilstedeværelsessystem som fungerer med en biometrisk tidslås er et biometrisk system. Fordi nesten hver gang hver gang og tilstedeværelsesløsning som fungerer med fysiske tidslåser tilbyr biometriske alternativer, er det veldig liten forskjell mellom de to. Biometriske tidslåser brukes vanligvis av virksomheter som er bekymret for kameratstansing.

De eneste tids- og tilstedeværelsessystemene som ikke har biometriske alternativer, er de som ikke inneholder biometriske tidslåser, i stedet er avhengige av datamaskiner og mobile enheter for å slå ansatte inn og ut. Imidlertid tilbyr selv noen av disse systemene fingeravtrykksskannere som kobles til datamaskiner eller bruker programmer som tar medarbeiderbilder med et datakamera som en måte å inkorporere biometriske alternativer.

Spørsmål: Må du bruke en tidssperre med et tids- og fremmøtesystem?

A: Nei. Noen virksomheter foretrekker at ansatte bare klokker inn og ut via en datamaskin, mobilapp eller telefon. Å ikke bruke en tidsluke kan redusere kostnadene, da de kan løpe hvor som helst fra et par hundre til flere tusen dollar hver.

Spørsmål: Er tids- og deltakelsessystemer bare bra for bedrifter med ansatte per time?

Sv: Selv om det kan virke som om tids- og deltakelsessystemer bare er nødvendige for bedrifter med timearbeidere, kan bedrifter med funksjonærer høste en rekke fordeler også. Et system som sporer hvor lenge ansatte jobber med spesifikke prosjekter, kan hjelpe med arbeidsprojeksjoner. I tillegg kan bedrifter med funksjonærer sette pris på PTOs ledelsesaspekter av systemet.

Spørsmål: Hvordan fungerer tids- og deltakelsessystemer for eksterne ansatte?

A: Disse systemene bruker GPS-teknologi for å overvåke eksterne ansatte via mobile enheter. Noen systemer bruker geofencing for å begrense hvor ansatte kan klokke inn og ut fra, mens andre bruker geolocation for å registrere nøyaktig hvor arbeidere er når de slår inn og ut. Systemene kan også bruke geolokalisering for å spore ansatte gjennom dagen, ikke bare der de starter og avslutter sine skift.

Spørsmål: Hvordan integreres tids- og deltakelsessystemer med lønnssystemer?

A: Tids- og deltakelsessystemer integreres med lønnssystemer ved å la deg overføre dine tids- og oppmøtsedata til lønningsprogrammet ditt med et trykk på en knapp. Dette kutter ned feil og effektiviserer hele lønnsprosessen.

Spørsmål: Hvordan håndterer tids- og deltakelsessystemer betalt fri?

A: Tids- og deltakelsessystemer administrerer PTO på flere måter. De kan spore hvor mye fritid de ansatte har tjent og brukt, i tillegg til periodiseringer for syketid, ferie, kveling og annen type fritid de ansatte kan få.

Noen tids- og tilstedeværelsessystemer håndterer også forespørsel og godkjenningsprosess. Dette gjør at ansatte kan be om ledig tid direkte i systemet, og ledere kan enten godkjenne eller avvise disse forespørslene.

Hvis du tror at et tids- og fremmøtesystem er riktig for deg, oppfordrer vi deg til å sjekke ut de beste valgene våre.