Velge Et Dokumentstyringssystem: En Guide

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sist endret: 2023-11-26 12:34

Husker du dagene da arkivskap foret hver eneste vegg på kontoret? Eller er det fortsatt slik at papirjournaler tar verdifulle kvadratopptak og gjør det vanskelig å holde seg organisert? Heldigvis har vi i dagens digitale verden dokumenthåndteringsprogramvare for å forbedre organisasjonen og tilgjengeligheten til selskapets dokumenter.

Men hvor skal jeg begynne når du velger et dokumentstyringssystem? Det er tross alt et overfylt felt med mange forskjellige leverandører. Denne guiden vil hjelpe deg å forstå det grunnleggende i dokumenthåndteringssystemer og gi deg et veikart for anskaffelsesprosessen. Hvis du vil ha en pålitelig kortliste å velge mellom, kan du alltid sjekke ut de beste valgene for dokumenthåndteringsprogramvare.

Hva er et dokumentstyringssystem?

Dokumenthåndteringssystemer er i hovedsak elektroniske arkivskap organisasjonen din kan bruke som et fundament for å organisere alle digitale og papirdokumenter. Eventuelle papirkopier av dokumenter kan ganske enkelt lastes opp direkte til dokumentstyringssystemet med en skanner. Ofte gir dokumentstyringssystemer brukere mulighet til å legge inn metadata og koder som kan brukes til å organisere alle lagrede filer.

De fleste dokumenthåndteringsprogrammer har en innebygd søkemotor, som lar brukere raskt navigere til og med de mest ekspansive dokumentbibliotekene for å få tilgang til den aktuelle filen. Lagre sensitive dokumenter også? Ikke å bekymre deg - de fleste dokumentstyringssystemer har tillatelsesinnstillinger, noe som sikrer at bare passende personell kan få tilgang til privilegert informasjon.

Dette er noen av de viktigste funksjonene for dokumentadministrasjon:

• Lagring av forskjellige dokumenttyper, inkludert tekstbehandlingsfiler, e-postmeldinger, PDF-er og regneark
• Stikkordsøk
• Tillatt tilgang til visse dokumenter
• Overvåkingsverktøy for å se hvilke brukere som får tilgang til hvilke dokumenter
• Versiseringsverktøy som sporer redigeringer til dokumenter og gjenoppretter gamle versjoner
• Kontroller som regulerer når utdaterte dokumenter kan slettes
• Støtte for mobil enhet for tilgang til, redigering og deling av dokumenter

Redaktørens merknad: Ser du etter et dokumentstyringssystem for bedriften din? Hvis du leter etter informasjon for å hjelpe deg å velge den som passer deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å ha vår søsterside, BuyerZone, gi deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:

kjøperzone widget

Å velge riktig dokumenthåndteringssystem starter med å vurdere dine organisasjonsbehov nøyaktig. Et av de største valgene du må ta rett utenfor flaggermusen er om du vil ha en lokal eller skybasert løsning. Hver type system tilbyr samme funksjonalitet, men det er flere viktige forskjeller i hvordan vedlikehold utføres og data lagres.

Lokal dokumenthåndteringssystem

En lokal løsning krever at du bruker dine egne servere og lagring, noe som betyr at du må utføre ditt eget vedlikehold. Du vil også være ansvarlig for sikkerheten til alle dataene dine, så det er viktig å sikkerhetskopiere dem. Dette alternativet gir vanligvis mening for større selskaper med dedikerte IT-ressurser på grunn av sine høyere tekniske krav, men det setter deg også direkte kontroll over ditt eget system. Teknisk support og programvareoppdateringer fra leverandøren er vanligvis betinget av om du kontinuerlig fornyer en årlig abonnementspakke.

Fordeler: Den største fordelen med et selvhostede dokumenthåndteringssystem er at du alltid har kontroll over systemet ditt og ikke er avhengig av at noen andre holder det oppe og går. Du er heller ikke avhengig av internett. Hvis online-forbindelsen din går ned, har du fortsatt tilgang til alle dokumentene dine.

Ulemper: Ulempen kommer med de store forhåndskostnadene, så vel som den ekstra årlige kostnaden for programvareoppdateringer. I tillegg er det opp til deg å sørge for at du har et ordentlig sikkerhetskopisystem på plass, siden filene dine ikke automatisk lagres i skyen. Et annet mulig negativt er at ikke alle selvhostede systemer fungerer med både Windows og Mac-maskiner. mange er kompatible med bare det ene eller det andre.

Skybasert dokumentstyringssystem

Cloud-basert programvare er vert av leverandøren din og gjort tilgjengelig for organisasjonen din online. Vanligvis krever skybaserte løsninger en månedlig eller årlig avgift, som inkluderer alt vedlikehold og programvareoppdateringer. Avhengig av hvilket system du velger og funksjonene du trenger, kan prisene for skybaserte systemer variere fra noen få dollar per bruker per måned til mer enn $ 100.

Fordeler: De største fordelene er at du ikke trenger et IT-team for å installere programvaren og holde den i gang ordentlig, og at det ikke er noen store forhåndskostnader. Du kan også benytte deg av disse systemene hvor som helst som har online-tilgang, og du trenger ikke å sikkerhetskopiere filene dine, siden de automatisk lagrer i skyen.

Ulemper: Du er prisgitt leverandøren din for å holde systemet i gang. Hvis leverandøren din har et problem med datasenteret, kan det forhindre deg i å få tilgang til filene dine til situasjonen er løst. I tillegg, hvis internettforbindelsen mislykkes, vil du ikke kunne komme til filene dine. Skyløsninger har også typisk lagringsgrenser.

Vanlige spørsmål om dokumenthåndteringssystem

Dokumentstyringssystemer kan være viltvoksende og komplekse. Hvis du fremdeles ikke er sikker på hvor du skal begynne, kan du vurdere denne listen over ofte stilte spørsmål.

Spørsmål: Er dokumentstyringssystemer bare verdifulle for store organisasjoner, eller kan små bedrifter dra nytte av dem også?

A: Selv om de kanskje ikke har det store antallet filer som større organisasjoner gjør, kan små bedrifter fortsatt dra fordel av dokumenthåndteringssystemer.

Spørsmål: Jeg ser ofte referanser til dokumenthåndteringssystemer, dokumenthåndteringsprogramvare og dokumenthåndteringsløsninger. Hva er forskjellene?

A: Til tross for de forskjellige navnene, utfører de alle de samme oppgavene. Begrepene kan brukes om hverandre for å beskrive de samme plattformene.

Spørsmål: Hva er forskjellen mellom skylagring og skybaserte dokumentstyringssystemer?

Sv: Mens skylagring bare fungerer som et sted å huse dokumenter i skyen, er skybaserte dokumentstyringssystemer mye mer robuste løsninger for å hjelpe bedrifter med å administrere viktige dokumenter.

Spørsmål: Hvordan får du lagret dokumenter i systemet?

A: Det er flere måter å legge til filer på, for eksempel å laste dem opp fra datamaskinen din og skanne papirdokumenter direkte inn i systemet.

Spørsmål: Hvordan finner du dokumenter i systemet etter at de er arkivert?

A: Disse systemene tilbyr mange måter å raskt finne dokumenter, inkludert ved å søke i filens tittel, navnet på forfatteren og når den ble lagt inn i systemet. I tillegg lar mange av disse løsningene deg søke etter innhold i hver fil eller etter filtype.

Spørsmål: Fungerer dokumentstyringssystemer med andre programmer jeg allerede bruker?

A: De fleste systemer har integrasjoner for Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks og flere andre populære programmer. Noen inkluderer også et applikasjonsprogrammeringsgrensesnitt (API) som tillater tilpassede integrasjoner.

Spørsmål: Kan dokumentstyringssystemer i tillegg til å holde deg mer organisert hjelpe deg med å få gjort arbeid på andre måter?

A: Ja, og en måte er med arbeidsflytverktøy, som hjelper bedrifter med å holde oppdrag og prosjekter i rute. Disse verktøyene, som er inkludert i noen systemer, gir beskjed til ansatte når det er deres tid til å jobbe med visse oppdrag og bidra til å sikre at oppgaver aldri går tapt i en ansattes innboks.

Spørsmål: Har alle brukere tilgang til alle filer med dokumentstyringssystemer?

Sv: De fleste dokumentstyringssystemer har sikkerhetsbegrensninger som kan kontrollere hvilke ansatte som har tilgang til hvilke filer. Dette sikrer at ansatte bare ser dokumentene de skal. For eksempel kan personalkontrakter settes til å være tilgjengelige bare for HR-ansatte i stedet for hvert medlem av organisasjonen.

Spørsmål: Hva skjer hvis en katastrofe rammer virksomheten min? Er filene og dokumentene som er lagret i systemet tapt for godt?

A: En stor fordel med skybaserte løsninger er at dataene dine lagres trygt på stedet. Lokale løsninger er ofte avhengige av dine egne servere og lagring, så det er viktig å sikkerhetskopiere alle dataene dine.

Hva du skal se etter i et dokumentstyringssystem

Når du velger et dokumentstyringssystem, er det noen viktige funksjoner du må holde øye med. Diskuter behovene dine med alle salgsrepresentanter du kontakter, og sørg for å få tekniske spesifikasjoner og priser skriftlig. Vi anbefaler at alle dokumentstyringssystemer du vurderer inkluderer følgende:

• Filstruktur: Systemet bør tilby en brukervennlig filstruktur som er fornuftig for brukerne, for eksempel en kabinett-skuff-mappe-tilnærming.
• Søke: Du vil ha et bredt utvalg av alternativer for raskt å finne filer. Du skal kunne søke ikke bare etter filens navn, men også etter innholdet i filen, dato for sist den ble endret, filtype og mer.
• Brukervennlighet: Systemet skal være enkelt for ansatte å bruke. Hvis det er for vanskelig, får du ikke fullstendig innkjøp fra personalet, noe som vil forstyrre den daglige driften og føre til forvirring.
• Mobil tilgang: Du vil ha et dokumentstyringssystem som alltid er tilgjengelig via smarttelefoner og nettbrett.
• Integrasjon: Systemet skal enkelt integreres med programmene du allerede bruker, for eksempel e-postklienten og programvaren for kundeforhold. Spør om åpne API-er når du diskuterer en løsning med en selger.
• Skanning: Løsningen skal være kompatibel med et bredt utvalg av skannere.
• Sikkerhet: Systemet skal tillate deg å begrense hvem som kan se spesifikke mapper og filer. Du skal kunne angi tilgangstillatelser av ansatte.

Klar til å velge et dokumentstyringssystem? Her er en oversikt over vår fullstendige dekning:

• Beste programvare og systemer for dokumentstyring 2019
• Beste lavpris dokumenthåndteringssystem
• Beste generelle dokumentstyringssystem
• Beste dokumenthåndteringssystem for små bedrifter
• Beste dokumenthåndteringssystem for samarbeid

Redaktørens merknad: Ser du etter et dokumentstyringssystem for bedriften din? Hvis du leter etter informasjon for å hjelpe deg å velge den som passer deg, kan du bruke spørreskjemaet nedenfor for å ha vår søsterside, BuyerZone, gi deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:

kjøperzone widget