EFileCabinet-gjennomgang: Beste Lavkostnadsdokumentasjonssystem For Små Bedrifter

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sist endret: 2023-11-26 12:34

Vår forskning og analyse av dokumenthåndteringssystemer i 2019 fører til at vi anbefaler eFileCabinet som det beste lavprisutviklingssystemet for små bedrifter. Vi valgte eFileCabinet fra dusinvis av dokumentstyringssystemer vi vurderte.

For å lese vår fulle metodikk og en mer omfattende liste over dokumenthåndteringssystemer, besøk vår side med beste valg.

Hvorfor eFileCabinet?

For små bedrifter på et budsjett er det viktig å spare penger. Rimelig betyr imidlertid ikke så mye hvis programvaren er billig og mangler de viktige funksjonene du trenger. For dokumentstyringssystemer trenger små bedrifter tilgang til en brukervennlig plattform, OCR (optisk karaktergjenkjenning) for skannede dokumenter, pluss arbeidsflytautomatiserings- og samarbeidsverktøy. Disse funksjonene er avgjørende for suksessen til dokumenthåndteringssystemet.

eFileCabinet tilbyr en kostnadseffektiv løsning som ikke kutter hjørnene på de viktigste funksjonene. Små bedrifter kan fortsatt utnytte eFileCabinet som en relativt omfattende plattform for dokumenthåndtering uten å bryte banken.

Redaktørens merknad: Ser du etter et dokumentstyringssystem for bedriften din? For å hjelpe deg med å velge det som passer best for deg, bruk spørreskjemaet nedenfor for å la søstersiden vår BuyerZone gi deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:

kjøperzone widget

Brukervennlighet

eFileCabinet har litt av en læringskurve, men er fremdeles relativt enkel å bruke. Brukergrensesnittet ligner en e-postinnboks, for eksempel Microsoft Outlook, og kan navigeres på omtrent samme måte. På venstre side av skjermen har eFileCabinet et tilpassbart mappetre som organiserer alle dokumentene dine. Programvaren lar brukere forhåndsvise og kommentere dokumenter i et forhåndsvisningsvindu.

Selve grensesnittet er elegant, moderne og minimalistisk. Imidlertid er det flere vinduer og ikoner som vil ta nye brukere litt tid å lære. Læringskurven er ikke veldig bratt, men noen brukere kan trenge litt trening for å forstå de mindre intuitive aspektene ved systemet. Imidlertid bør implementering av eFileCabinet ikke bremse den daglige arbeidsflyten når personalet ditt er dyktige med systemet.

Priser

eFileCabinet Online tilbyr flere planer for små bedrifter, som avviker i henhold til lagringsplass og funksjoner. (Hver av disse planene blir fakturert årlig.) Fullstendige detaljer finner du på selskapets prisside.

• Grunnleggende, $ 15 per bruker, per måned: Baseprisepakken inkluderer 25 GB lagringsplass pluss sikker fildeling. Denne planen er relativt tynn sammenlignet med de andre, men tilbyr en gjennomførbar løsning til et meget konkurransedyktig prispunkt.
• Fordel, 30 dollar per bruker, per måned, minimum 3 brukere: Prispakke for fordel bygger på basisplanens tilbud, utvider lagringsplass til 1 TB data og inkluderer sikker fildeling, sidekick-arbeidsflytautomatiseringsverktøyet, tilpassede og forhåndsinnstilte maler, brukerinnsjekking og utsjekking, profilmerking, e-signaturverktøy, revisjonssporfunksjoner og mobil tilgang.

• Business, 55 dollar per bruker per måned: Business-pakken markedsføres som eFileCabinets beste verdi, og den tilbyr det bredeste utvalg av funksjoner blant prispakkene. I tillegg til funksjonene som er tilgjengelige i Advantage-planen, tilbyr Business-pakken 5 TB lagringsplass, sammen med forretningsprosessautomatisering, sonet optisk karaktergjenkjenning (OCR), ombordverktøy, manager / admin godkjenninger og skybasert plattform, det krever flere sikkerhetsforholdsregler for å sikre at filer alltid er beskyttet. Alle dokumenter er lagret i selskapets sertifiserte datasentre som er nivå 1 PCI-kompatible. For maksimal beskyttelse blir dokumenter kryptert mens de sendes. Disse sikkerhetstiltakene er kritiske når du stoler på en tredjeparts forvarer for å overvåke og administrere dokumentene dine.

  eFileCabinet integrerer også med Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage og Foxit, og tilbyr API-integrasjon på Advantage-nivå og høyere.

  Kundeservice

  Vi var fornøyde med kundeservicen vi fikk fra eFileCabinet. Under den innledende samtalen snakket vi med en representant som tok seg tid til å sikre at vi hadde en klar forståelse av systemet. Vi diskuterte priser, hvordan den skybaserte løsningen er tilgjengelig, dens funksjoner, hvordan mobilappen fungerer, mengden inkludert lagring og datasenterets sikkerhetstiltak.

  Brukere av systemet kan kontakte supportteamet via live chat, telefon eller e-post fra 7:30 til 18:00, mandag til fredag. Det er også en innebygd brukerveiledning som svarer på vanlige spørsmål, for eksempel hvordan du lager filskap og mapper, samt hvordan du kan dele og lagre dokumenter. I tillegg har nettstedet flere videoer om hvordan du bruker systemet og en omfattende FAQ-seksjon.

  begrensninger

  Mens eFileCabinet tilbyr et sterkt lavprisalternativ, er dens grunnleggende plan, de mest omfattende funksjonene bare tilgjengelige gjennom sin Business-pakke, som er den mest kostbare pakken selskapet tilbyr. Til $ 55 per bruker per måned er den planen sammenlignbar med kostnadene for andre dokumenthåndteringsselskaper vi evaluerte.

  For små bedrifter med et budsjett som trenger de mest sentrale funksjonene i et dokumenthåndteringssystem, leverer eFileCabinet fremdeles en omfattende programvare som passer de fleste småbedrifters behov og arbeidsflyt. Videre gir de rimeligere planene en vei for veldig små bedrifter å vokse seg ut når de skalerer og budsjettet utvides, noe som gjør eFileCabinet til vårt beste valg for et billig administrasjonssystem for dokumenter.

  I 2018 kåret vi eFileCabinet til vårt beste valg for eksterne arbeidsstyrker. Hvis du vil lære mer om hvorfor vi valgte eFileCabinet som vårt beste valg i 2018, kan du lese vår forrige anmeldelse her.

  Klar til å velge et dokumentstyringssystem? Her er en oversikt over vår fullstendige dekning:

  • Document Management Systems: En kjøperguide
  • Beste programvare og systemer for dokumentstyring 2019
  • Beste generelle dokumentstyringssystem
  • Beste dokumenthåndteringssystem for små bedrifter
  • Beste dokumenthåndteringssystem for samarbeid