Beste Dokumenthåndteringssystem For Samarbeid

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sist endret: 2023-11-26 12:34

Vår forskning og analyse av dokumenthåndteringssystemer i 2019 fører til at vi anbefaler Alfresco Content Services som det beste dokumenthåndteringssystemet for samarbeid. Vi valgte Alfresco Content Services fra mange titalls dokumentstyringssystemer vi vurderte. For å lese vår fulle metodikk og en mer omfattende liste over dokumenthåndteringssystemer, besøk vår side med beste valg.

Hvorfor Alfresco Content Services?

Alfresco Content Services er vårt beste valg for dokumentstyringssystem for samarbeid fordi det er spesielt designet for å oppmuntre til samarbeid mellom teammedlemmer. I tillegg til de viktigste funksjonene vi så etter i et dokumenthåndteringssystem, vedlikeholder Alfresco Content Services arbeidsflytautomatiseringsverktøy, for eksempel en metadata-regler motor, samt enkle verktøy for oppretting og redigering av innhold.

Redaktørens merknad: Ser du etter et dokumentstyringssystem for bedriften din? For å hjelpe deg med å velge det som passer best for deg, bruk spørreskjemaet nedenfor for å la søstersiden vår BuyerZone gi deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:

kjøperzone widget

Samarbeidsverktøy

Alfresco Content Services gjør det enkelt å opprette og redigere dokumenter direkte i systemet. Integrasjonene med Google Docs og Microsoft Office - som gjør det mulig å opprette, laste opp og kategorisere nye dokumenter uten å forlate systemet - er spesielt gode samarbeidsfunksjoner som støtter teamenes evne til å samarbeide tett i Alfresco. Tilsvarende kan du få tilgang til dokumenter ved å bruke disse kjente programmene når de først er i systemet, noe som gjør det enkelt for alle tillatte brukere å redigere dokumenter mens du er på farten.

Alfresco Content Services tilbyr også arbeidsflytverktøy, for eksempel oppgaver som hjelper teammedlemmer og ledere til å være på topp med sitt ansvar og fremgang. Ledere kan starte en oppgave arbeidsflyt på et hvilket som helst dokument, velge spesifikke handlingselementer som "sende dokumenter for gjennomgang" eller "be om dokumentgodkjenning." Disse oppgavene kan deretter tilordnes andre brukere på systemet med forfallsdato og prioritetsnivå. Alle brukere som er involvert i arbeidsflyten vil bli varslet når oppgavene er fullført. Arbeidsflyter i Alfresco Content Services lar teamene samarbeide døgnet rundt i samsvar med en etablert ansvarsstruktur, selv når ledere ikke er logget inn.

I tillegg til de skybaserte og lokale vertsalternativene, er Alfresco Content Services tilgjengelig i en hybridmodell som lar teamet ditt jobbe i skyen og bak din egen brannmur på bedriftsservere samtidig.

Brukervennlighet

Alfrescos brukergrensesnitt er relativt enkelt og mangler noe av den intuitive navigasjonen som vi så etter i vår gjennomgang. Det er et komplekst system med mye dybde, hvor mer nyanserte aspekter trolig vil ta brukerne litt tid å mestre.

Som mange andre dokumentstyringssystemer viser Alfresco et mappetre på venstre side av dashbordet. For innhold som allerede er i systemet, fungerer navigasjon omtrent som Windows, så det er enkelt å finne eksisterende dokumenter.

Langs toppen av grensesnittet er faner for Hjem, Mine filer, Delte filer, Nettsteder, Oppgaver, Mennesker, Repository og Administratorverktøy. Disse fanene navigerer til separate vinduer i systemet. Dette kan ta litt tid å bli vant til, sammenlignet med dokumentstyringssystemer som først og fremst navigeres gjennom ett sentralt dashbord. Repository-fanen er der brukere legger til innhold i systemet og bestemmer hvordan det skal organiseres.

Til tross for læringskurven, har Alfresco noen nyttige funksjoner som gjør innholdsskaping enklere. For eksempel gjør integreringen av dem med Google Docs brukere muligheten til å opprette nye dokumenter direkte gjennom Alfrescos plattform i stedet for å laste opp eksisterende dokumenter utenfor systemet. Integrasjonene gjør det enkelt å jobbe i Alfresco uten å forlate programvaren. Du kan også laste ned disse dokumentene direkte som Microsoft Office-filer fra Alfresco.

Egenskaper

Alfresco Content Services tilbyr noen av de mest nyttige funksjonene vi så etter i et dokumenthåndteringssystem, inkludert optisk karaktergjenkjenning (OCR) når du skanner inn nye dokumenter og indekseringsverktøy som hjelper brukere å kategorisere og organisere dokumenter på riktig måte.

Alfresco inkluderer også egendefinerte maler, som gjør det mulig å lage malte mappestrukturer som er enkle å duplisere. Denne funksjonen er nyttig for å etablere standardiserte arbeidsflyter som samsvarer med teamets preferanser og kultur på arbeidsplassen, og holder dokumenter organisert på en universalt gjenkjennelig måte.

I likhet med de andre ledende dokumentstyringssystemene vi har gjennomgått, har Alfresco et robust innholdsmetadataverktøy, som lar brukerne merke alle filer med identifiserende etiketter som andre medlemmer av teamet ditt enkelt kan søke etter. Å legge til nøkkelord, kategorier og beskrivelser i dokumenter gjør dem enklere å finne. Administratorer kan også sette regler for visse dokumenter, automatisk bruke de riktige metadataene på filene basert på visse utløsere.

Når metadata er brukt på et dokument, kan teammedlemmer bruke søkefunksjonen til å finne og få tilgang til det. Søkefunksjonen inkluderer et felt for nøkkelord, filnavn, dokumenttittel, beskrivelse og opplastingsdato.

Priser

Alfresco produkter og tjenester er en del av en større digital forretningsplattform, men kan kjøpes individuelt. Prisen på Alfresco Document Management System er basert på bedriftens størrelse og omfanget av tjenester du trenger.

Selskapet tilbyr tre forskjellige nivåer som varierer i pris avhengig av dine behov.

• Startutgave: Denne versjonen støtter opptil 100 navngitte brukere. Det kan integreres med Microsoft Outlook, poststyring og Salesforce CRM.
• Forretningsutgave: Denne versjonen støtter opptil 300 navngitte brukere, med muligheten til å legge til flere. Den støtter de samme tilleggene som Starter-utgaven, pluss Alfrescos mediehåndteringsverktøy, dokumenttransformasjonsmotor og medietransformasjonsmotor.
• Enterprise-utgave: Denne versjonen støtter opptil 1 000 navngitte brukere, med muligheten til å legge til flere. Den støtter de samme tilleggene som Business-utgaven, pluss Alfrescos indeksmotor og verktøy for kryptering av innhold.

Kontakt Alfresco salgsavdeling for å få et unikt tilbud for ditt selskap.

Kundeservice

Kundeservicen vår med Alfresco var positiv. Både selskapets live chat og telefonrepresentant ledet oss gjennom produktet, og klargjorde punktene vi fant i firmadokumentasjonen. Etter samtalen videresendte de oss lenker til flere ressurser for å lære om Alfresco Content Services. Vi ble ikke presset til å ta en kjøpsbeslutning umiddelbart, og representanten på telefonen forble engasjert da vi forklarte at vi bare testet markedet på dette tidspunktet for å se hva som kan passe godt for vårt hypotetiske selskap.

Alfresco krever et kundesupportabonnement, som mange av de andre leverandørene av dokumentstyringssystemer vi har gjennomgått. Årsabonnementet inkluderer døgnåpen tilgang til Alfrescos supportportal og selvstyrt materiale, i tillegg til nett-, e-post- og telefonstøtte.

begrensninger

Det er litt av en læringskurve for å bli virkelig behagelig ved å bruke alle tilgjengelige funksjoner. Det krever litt trening og trening for best å utnytte samarbeidsverktøyene og automatiske arbeidsflytfunksjonene, for eksempel metadatareglene. Når brukere først er dyktige med programvaren, er Alfrescos samarbeidsfunksjoner imidlertid svært effektive.

En annen potensiell begrensning er systemets priser. Prisene svinger avhengig av størrelsen på selskapet ditt og omfanget av dine behov, og vi kunne ikke få et tilbud på ballpark fra salgsavdelingen med den begrensede informasjonen vi kunne tilby om vår hypotetiske virksomhet. Selskapet tilbyr imidlertid en 14-dagers gratis prøveversjon av sin skybaserte versjon, slik at du kan bestemme hva du får for prisen du er pristegnet før du bestemmer deg for om det er verdt å kjøpe.

Klar til å velge et dokumentstyringssystem? Her er en oversikt over vår fullstendige dekning:

• Document Management Systems: En kjøperguide
• Beste programvare og systemer for dokumentstyring 2019
• Beste lavpris dokumenthåndteringssystem
• Beste generelle dokumentstyringssystem
• Beste dokumenthåndteringssystem for små bedrifter