Microsoft 365 Business: Overraskende Funksjoner Baket I

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sist endret: 2023-08-25 03:48

Microsoft lanserte Microsoft 365 Business, en alt-i-ett-produktivitetssuite bygget for bedrifter med 300 eller færre ansatte, i 2017. For $ 20 per bruker per måned vil bedrifter som abonnerer på Microsoft 365 Business automatisk bli oppgradert til Windows 10 Pro og få tilgang til alt inkludert i Office 365, samt tilleggstjenester unike for Microsoft 365. Virksomheter som mest sannsynlig vil finne Microsoft 365 Business overbevisende, er de som ønsker å eliminere behovet for flere tredjepartsprodukter og forene alt fra e-postmarkedsføring til samarbeid under ett økosystem.

Microsoft sier at Office 365 Business Premium ikke blir borte når som helst, så brukere som for øyeblikket har det abonnementet, vil ikke bli tvunget til å migrere. Det som Office 365 Business Premium mangler, kan imidlertid inspirere noen små bedrifter til å hoppe skip for den nyere produktpakken. I motsetning til Office 365 Business, inkluderer Microsoft 365 Business styring av mobile enheter (MDM), forbedringer av Windows 10 og sikkerhetsadministrasjon for både informasjon og ansatte. Microsoft StaffHub er også inkludert i alle abonnement på Microsoft 365 Business, noe som sannsynligvis vil være en trekning for SMB-eiere med ansatte per time.

De viktigste definerende funksjonene i Microsoft 365 Business er Office 365-tilgangen, admin-dashbordet med full MDM-evner og Business Center-apper.

Office 365-funksjoner Inkludert i Microsoft 365 Business

I følge Microsoft ble Microsoft 365 Business opprettet for selskaper med lite eller ingen interne IT-ressurser, så mange av verktøyene som er inkludert i abonnementet er bygget for rask distribusjon og enkel styring. Siden Office 365 er inkludert i kostnadene for Microsoft 365 Business, får brukere tilgang til kjente forretningstjenester som Outlook Mail og Word, samt noen andre Office 365-verktøy (som Flow) som du kanskje ikke er kjent med. Her er hva Office 365 bringer til Microsoft 365 Business-pakken:

• Outlook Mail: Outlook er standarden for e-post på jobb takket være den utbredte bruken og innebygde kalendere, som gjør det enkelt å planlegge møter med kolleger som også bruker Outlook.
• OneDrive: OneDrive er et dokumentlagringslager som gjør det enkelt å få tilgang til filene du trenger (selv om du ikke er frakoblet) og lage delte dokumenter for å samarbeide med teamet ditt.
• Word, Excel og PowerPoint: Den klassiske kontortrioen til Word, Excel og PowerPoint er inkludert i Office 365.
• OneNote: OneNote fungerer på samme måte som Evernote, men med et strengt forretningsfokus. Brukere kan lage notatbøker, klippe ut ting direkte fra nettet, legge til medier, lage oppgaver og tilordne dem til teammedlemmer, lagre notater og dele noen bærbare PC-er mens de holder andre private.
• StaffHub: StaffHub er en planleggingsløsning som gjør det enkelt for ledere å planlegge tidsplaner for ansatte per time, kommunisere og godkjenne forespørsler. Det lar også ansatte se dynamiske tidsplaner hvor som helst, bytte skift med hverandre, be om ledig tid og mer, og i likhet med andre Microsoft-produkter kan tillatelsene endres for å passe til bedriftens prosesser.
• SharePoint: Det er noe overlapp mellom SharePoint og OneDrive. SharePoint er et dokumentlagringslager, men det er også ment for internt samarbeid, som et bedriftsintranett. SharePoint har dashbord, kalendere, lister og arbeidsflyter, og tilbyr et høyere nivå av tilpasning, men det betyr også at det krever mer tid å implementere.
• Teams: Et annet samarbeidsverktøy, Microsoft Teams, er utmerket for bedrifter som trenger å samarbeide med eksterne teammedlemmer regelmessig. Gjennom team kan du dele filer, ringe (når det er sammenkoblet med et telefonsystem) og koble til på tvers av mobile enheter (Android og Apple).
• Flow: Flow er et tidsbesparende skyverktøy som lar brukere bygge komplekse automatiserte arbeidsflyter som kobles til tredjepartsapplikasjoner, for eksempel sosiale medier og markedsføringsapper. SMB som desperat trenger å forenkle markedsføringen og kommunikasjonen, bør sjekke denne funksjonen ASAP.
• Yammer: Yammer er en merkelig hybrid som er en del av chat-appen og en del samarbeid-app, men siden den er i Microsofts økosystem fungerer den med andre Office 365-verktøy. Du kan invitere folk til Outlook-møter direkte fra Yammer, få tilgang til OneDrive og chatte med lagkamerater.
• Stream: Stream er en plattform for lagring og deling av videoinnhold i organisasjonen din. Selv om det kanskje ikke er nyttig for alle SMB, vil de med omfattende mediebehov sette pris på kapasiteten (500MB per bruker), tilpassbar bedriftsvideoportal og administrasjon av videotillatelser.

Microsoft 365 Admin Dashboard

Administrasjonsdashbordet, der MDM skjer, er ryddig, brukervennlig og velsignelse for SMB som ønsker å oppmuntre BYOD. I tillegg kan administratorer administrere så mye eller så lite som de vil, siden det er standard sikkerhetsinnstillinger på plass og alle oppdateringer skyves automatisk. Så for bedrifter som ikke vil bry seg med MDM, er det ingen ulemper. [Er du interessert i løsninger for styring av mobile enheter? Ta en titt på de beste valgene på søstersiden vår, Business.com.]

Å aktivere eller deaktivere funksjoner i dashbordet er så enkelt som å skyve en knapp fra og til, så det er ikke nødvendig med tidligere programvareadministrasjonserfaring. I tillegg til det intuitive designet, er en virkelig fremtredende funksjon i dashbordet muligheten til å beskytte arbeidsfiler når enheter går tapt eller blir stjålet ved å tørke dem eksternt og umiddelbart. Denne typen funksjonalitet finnes vanligvis i omfattende MDM-løsninger, men er sjelden i rimelige SMB-produkter.

Administratorer kan også gjøre ting som krever at brukere lagrer alle filene sine til OneDrive for Business eller begrenser muligheten til å kopiere og lime inn (eller legge ved elementer) mellom arbeidskontoer og personlige kontoer. Hvis disse funksjonene er koblet til, vil brukerne motta en popup-melding som forteller dem at de ikke kan fullføre oppgaven. Hvis du planlegger å ta i bruk Microsoft 365 Business og endre tillatelser, er viss kommunikasjon til personalet ditt før du endrer retningslinjer forsvarlig.

Redaktørens merknad: Ser du etter en løsning for styring av mobilenheter? Fyll ut spørreskjemaet nedenfor for å bli koblet til leverandører som kan hjelpe

kjøperzone widget

Sikkerhet trenger ikke styres over hele linjen; brukere kan administreres i grupper, hvor hver gruppe har forskjellige tillatelser. Den eneste ulempen med dette aspektet av Microsoft 365 Business er at grupper ikke kan hekke, og enkeltpersoner ikke kan tildeles unike tillatelser fra andre i samme gruppe. Om nødvendig kan du opprette en gruppe av ett individ, som ikke er ideelt, men absolutt fungerer.

Nyeste forretningssenter-apper

Microsoft presser hardt for å gjøre Microsoft 365 Business Center mer funksjonelt for SMB-er, og det kan ha lyktes med denne siste utgivelsen av tre nye apper: Microsoft Connections, Microsoft Invoicing og Microsoft Lists. Kombinert med de allerede utgitte Microsoft Bookings, Outlook Customer Manager og MileIQ (for kjørelengde sporing), ser det ut som Microsoft 365 Business Center blir et kraftig verktøy som kan gi SMBer tilgang til et bredt spekter av integrerte forretningsløsninger på ett sted for ett lavt pris. Her er hva de nyeste medlemmene av forretningssenteret gjør:

• Microsoft Connections: Funksjonene i Connections gjør det enkelt for SMB-er å administrere sine egne e-postmarkedsføringskampanjer uten grafisk design eller tekniske ferdigheter. Den malbaserte designeren lar brukerne velge mellom temaer, tilpasse dem og sende dem, alt på ett sted. Takket være integrasjonen med Bing, kan brukere søke på Internett etter bilder og automatisk filtrere ut de som ikke er lovlige for offentlig bruk. Innenfor e-posten kan henvisninger til belønningsprogrammer enkelt distribueres og spores (gjennom Business Center). Og siden alt er Microsoft, er det hele integrert med alt fra fakturering til Outlook kundebehandler.
• Microsoft Fakturering: Målet med Microsoft Fakturering er å la SMBer generere estimater og fakturaer, behandle betalinger og spore ventende og delvise betalinger. Denne appen opprettholder også tidligere estimater og fakturaer, og den synkroniseres med QuickBooks, PayPal og Dynamics 365. Den mobilvennlige startskjermen for Microsoft Fakturering gir en ren flisoppsummering av hvor mye som er fakturert det siste året og måneden, samt dollar beløp for utestående betalinger, forfalte betalinger (i dollar), antall estimater som for øyeblikket er ute og antall fakturautkast. Ved å velge forskjellige fliser, kan du se mer detaljert informasjon, for eksempel hvilke kontoer som er forfalte og hvor mye.
• Microsoft-oppføringer: Denne praktiske applikasjonen lar bedriftseiere styre sin online tilstedeværelse på Google, Facebook, Yelp og Bing. Når en bruker endrer driftstiden eller adressen sin i Microsoft Listes, fyller den umiddelbart endringene på alle fire utsalgsstedene, noe som er en utmerket tidsbesparende. Microsoft Lists gir brukerne også et fugleperspektiv av deres status på sosiale medier ved å samle alle visningene og anmeldelsene fra Google, Facebook, Yelp og Bing på ett sted. Dessverre er Listing for nå bare bygget for bedrifter med ett sted, men det kan endre seg i fremtidige iterasjoner.

Bunnlinjen

Med mindre det er helt uventede brukervennlighetsproblemer, ser det ut som om Microsoft 365 Business sannsynligvis vil bli gullstandarden for SMB som ønsker et rimelig alt-i-ett-system som er enkelt å administrere internt uten teknisk assistanse.