Beste Mobile Dokumenthåndteringssystem

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sist endret: 2023-11-26 12:34

Redaktørens merknad: Dette beste valget er fra vår 2018-gjennomgang av dokumentstyringssystemer. Hvis du vil ha en mer oppdatert gjennomgang, der vi valgte eFileCabinet som vårt beste valg for billige systemadministrasjonssystemer, kan du lese vår nåværende gjennomgang her

Vår forskning og analyse av dokumenthåndteringssystemer i 2018 fører til at vi igjen anbefaler eFileCabinet som det beste dokumenthåndteringssystemet for bedrifter med ekstern arbeidsstyrke.

Vi valgte eFileCabinet fra dusinvis av dokumentstyringssystemer vi vurderte. For å lese vår fulle metodikk og en mer omfattende liste over dokumenthåndteringssystemer, besøk vår beste side med valg av oppsummering.

Hvorfor eFileCabinet?

eFileCabinet lar brukere logge på systemet fra hvilken som helst datamaskin eller mobil enhet som er koblet til internett. I tillegg tilbyr systemet nesten alle funksjonene små bedrifter ønsker fra et dokumenthåndteringssystem.

Det som gjør eFileCabinet til en ideell dokumentstyringsløsning for små bedrifter med en ekstern arbeidsstokk, er at du får tilgang til det hvor som helst. I motsetning til lokale systemer som må konfigureres spesielt for at du skal logge inn på dem fra kontoret utenfor, er denne skybaserte løsningen enkel å tappe til fra hvilken som helst datamaskin eller mobil enhet med internettforbindelse. Dette gir ansatte full tilgang til systemet, enten de jobber fra kontoret, hjemmet eller andre steder.

Eksternansatte har total bruk av systemet, ikke bare deler av det. Selv om de fleste av de andre systemene vi analyserte tilbyr ekstern tilgang, er det ikke alle som har full funksjonalitet utenfor kontoret. Dette systemet fungerer på samme måte uansett hvor du jobber.

Redaktørens merknad: Ser du etter et dokumentstyringssystem for bedriften din? For å hjelpe deg med å velge den som passer for deg, bruk spørreskjemaet nedenfor for å ha vår søsterside, BuyerZone, gi deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:

kjøperzone widget

Dette systemet har også en imponerende mobilapp for iOS- eller Android-enheter. Med appen kan du forhåndsvise filer før du laster ned dem, laster ned og åpner dokumenter i andre apper, laster opp dokumenter fra andre apper, deler filer via e-post, skriver ut dokumenter og ser filstørrelsen for hvert nedlastede element. Du kan også fotografere dokumenter med et mobilkamera og laste dem opp direkte til systemet. Dette er et verktøy de fleste av de andre dokumentstyringssystemenes mobilapper vi analyserte ikke tilbyr.

Vi fant også mobilappen veldig enkel å bruke. Det er raskt og gir rask tilgang til dokumentene du bruker mest. Hjemmesiden viser filene du nylig har jobbet med, og de du har merket som favoritter. I tillegg er det en menyfanen som inkluderer en søkefelt for raskt å finne ethvert dokument i systemet og en kobling som lar deg se alle skapene, skuffene og mappene dine.

Siden dette er et skybasert system, tar eFileCabinet flere sikkerhetsforholdsregler for å sikre at filer til enhver tid er beskyttet. Alle dokumenter er lagret i selskapets sikkerhetssertifiserte datasentre som er PCI-kompatible på nivå 1. For maksimal beskyttelse blir dokumenter kryptert mens de sendes.

Planer og priser

eFileCabinet Online tilbyr flere planer for små bedrifter, som har forskjellig lagring og funksjoner og faktureres årlig. Fullstendige detaljer finner du på selskapets prisside.

• Lagring: 25 GB
• Funksjoner: Sikker fildeling
• Pris: $ 15 per måned, per bruker
• Lagring: 1 TB
• Funksjoner: Sikker fildeling pluss eFileCabinet DMS, SideKick, oppbevaring, tilpassede og ferdige maler, tofaktorautentisering, programvareintegrasjoner, mobil tilgang og mer.
• Pris: $ 30 per måned, per bruker (krever minimum 3 brukere)
• Lagring: 5 TB

• Egenskaper: Alle fordelene med funksjonsplaner, pluss automatisert forretningsprosess, sonet OCR-fange, automatiseringsbibliotek, ombordverktøy, godkjenninger, sikkerhetstiltak.

  Brukere av systemet kan kontakte supportteamet via live chat, telefon eller e-post fra 07:30 til 18:00 (MST) mandag til fredag. En innebygd brukerveiledning svarer på spørsmål som hvordan du lager filskap og mapper, samt hvordan du deler og lagrer dokumenter. I tillegg har nettstedet flere videoer om hvordan du bruker systemet og en omfattende FAQ-seksjon.

  begrensninger

  Selv om eFileCabinet inneholder nesten alt du kan ønske deg av et dokumenthåndteringssystem, kommer det med en relativt høy prislapp. Dette skybaserte systemet er også et av få som vi fant ut som krever et installasjonsgebyr. Hvis eFileCabinet er for dyrt for deg, oppfordrer vi deg til å vurdere vårt valg for det beste rimelige dokumenthåndteringssystemet, som også er en skybasert løsning. Selv om det er betydelig billigere, har det ikke så mange funksjoner og verktøy som eFileCabinet gjør.

  Klar til å velge et dokumentstyringssystem? Her er en oversikt over vår fullstendige dekning:

  • Document Management Systems: En kjøperguide
  • Beste programvare og systemer for dokumentstyring 2018
  • Beste dokumentstyringssystem generelt
  • Beste rimelige dokumenthåndtering
  • Beste dokumenthåndtering for små bedrifter

  Ytterligere rapportering fra Chad Brooks.