Beste Lavkostnadsadministrasjonsprogramvare

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sist endret: 2023-11-26 12:34

Vår forskning og analyse av dokumenthåndteringssystemer i 2018 fører til at vi igjen anbefaler Dokmee Cloud som det beste dokumenthåndteringssystemet for bedrifter på et budsjett. Vi valgte Dokmee Cloud fra mange titalls dokumentstyringssystemer vi vurderte. Hvis du vil lese vår fulle metodikk og for en mer omfattende liste over dokumentstyringssystemer, kan du gå til vår beste side med valg av oppdatering.

Hvorfor Dokmee?

Dokmee Cloud er et rimelig system fra Office Gemini som kan kjøres fra hvilken som helst datamaskin eller mobil enhet som er koblet til internett. Det skybaserte systemet har fem prisplaner, inkludert en gratis.

Koste

Bedrifter med et budsjett vil være mest tiltrukket av de lave kostnadene ved Dokmee Cloud. Fordi det ikke er noen programvare å kjøpe, betaler du en månedlig avgift for tjenesten i stedet for store forhåndsomkostninger.

Redaktørens merknad: Ser du etter et dokumentstyringssystem for bedriften din? For å hjelpe deg med å velge den som passer for deg, bruk spørreskjemaet nedenfor for å ha vår søsterside, BuyerZone, gi deg informasjon fra en rekke leverandører gratis:

kjøperzone widget

Her er en oversikt over Dokmee Cloud's prisplaner:

• Gratis
• Første bruker inkludert
• Enbruker
• Kun e-poststøtte
• Gratis mobilapp
• $ 29 per måned
• Første bruker inkludert
• $ 15 for hver ekstra bruker
• E-poststøtte
• Gratis mobilapp
• 39 dollar per måned
• Første bruker inkludert
• $ 15 for hver ekstra bruker
• E-poststøtte
• Gratis mobilapp
• 59 dollar per måned
• Første bruker inkludert
• $ 15 for hver ekstra bruker
• E-poststøtte
• Gratis mobilapp
• $ 99 per måned
• Første bruker inkludert
• $ 15 for hver ekstra bruker
• E-poststøtte
• Gratis mobilapp

Hver plan inneholder alle funksjonene som Dokmee Cloud tilbyr. Selv den gratis 2 GB-planen gir like mye funksjonalitet som de dyrere alternativene. Det er ikke tilfelle med de fleste av de andre systemene vi vurderte.

Vi liker at du har flere planer å velge mellom basert på hvor mye du er villig til å betale. Selv om noen av de andre leverandørene tilbyr et utvalg av planer, er det veldig få som har det store utvalget.

Lett å bruke

Små bedrifter vil bli imponert over hvor enkelt dette systemet er å bruke. Fordi det er skybasert, kan det være i gang på bare noen få minutter. Det er ingen programvare for å installere, vedlikeholde eller oppgradere, noe som kan være verdifullt for små bedrifter som ikke har IT-stab.

For å sikre at dataene dine er beskyttet i skyen, huser Dokmee sitt system i et sikkert datasenter med begrenset keycard-tilgang og videoovervåking. For å forhindre at systemet går ned, er det en elektrisk bane med to distribusjoner inn i datasenteret, et avbruddsfritt strømforsyningssystem med 24 timers sikkerhetskopiering av batteriet, en standby-generator på stedet med automatisk overføringsbryter og drivstofflagring på stedet. Alle disse feil-safe kan gi deg litt mer tillit til at dataene dine ikke bare blir lagret sikkert, men også tilgjengelige når du trenger det.

Systemets grensesnitt er spesielt attraktivt. Hjemmesiden er fylt med fargerike fliser for hver seksjon, for eksempel mapper / filer, søk, skanning, last opp filer, arbeidsflyt innboks og revisjonsrapport. Dette oppsettet er blant de enkleste å navigere i alle dokumentstyringssystemene vi analyserte.

For å lagre dokumenter bruker Dokmee Cloud en tradisjonell skap-og-mappe-tilnærming. Du kan lage så mange skap og mapper i dem du vil. Du kan lagre dokumenter ved å laste opp eller dra og slippe filer fra datamaskinen din, og ved å skanne dem direkte inn i systemet.

For å gjøre det litt enklere å legge til filer, integrerer Dokmee Cloud seg med Microsoft Office. Med denne integrasjonen kan du lagre filene du jobber med i Word, Excel eller Outlook i skapene og mappene dine med et klikk på en knapp.

Det er også enkelt å søke etter filer. I tillegg til å bla gjennom skapene og mappene for å finne dokumenter, kan du utføre et avansert søk som lar deg finne filer basert på flere faktorer, for eksempel filtype, datoen det ble lagt inn i systemet og spesifikke nøkkelord i innholdet.

Egenskaper

Selv om dette er et rimelig system, tilbyr det mange nyttige funksjoner. Selv om den skybaserte løsningen ikke har alle verktøyene som Dokmees selvhostede system inkluderer, har den de mest verdifulle.

En av de største fordelene med dette systemet er at fordi det er skybasert, er det tilgjengelig fra alle datamaskiner med internettforbindelse. Uansett hvor du er, vil du ha full tilgang til systemet.

Du kan også benytte deg av systemet fra mobilappen Dokmee, som er tilgjengelig på Android-, iOS- og Windows-enheter. Den gir tilgang til hver fil og lar deg legge til notater til dokumenter, se tidligere versjoner og sende dem på e-post. Dokmee-appen er blant de mest imponerende vi fant mens vi forsker på dokumenthåndteringssystemer.

Sikkerhetsbegrensningene og revisjonsloggen gir stram kontroll over hvem som har tilgang til filene dine. For å sikre at ansatte bare ser dokumentene de skal, kan du stille begrensninger på skapene de kan få tilgang til. I tillegg fører tilsynsloggen detaljert oversikt over når filer blir vist og av hvem, samt hvilke redigeringer de har gjort.

Du kan også redigere dokumenter i systemet. Du kan gjøre endringer i filer, se tidligere versjoner, slå sammen filer og klippe ut, kopiere og lime inn filer og mapper. Disse verktøyene eliminerer behovet for å åpne dokumentene i et eget program når du trenger å gjøre endringer.

Andre funksjoner inkluderer muligheten til å skanne dokumenter til systemet i PDF-, TIFF- eller JPG-formater; muligheten til å sette opp arbeidsflyter for å holde prosjekter og oppgaver på sporet og komme videre; og muligheten til å opprette en favorittmappe for dokumentene du bruker regelmessig.

Kundeservice

Vår erfaring med Dokmees kundeservice var positiv. For hvert spørsmål ga representanten detaljerte svar som ga oss en klar forståelse av hvordan systemet fungerer. Vi var glade for tiden representanten tok for å svare på spørsmålene våre. I motsetning til noen av de andre leverandørene som prøvde å forhaste oss fra telefonen, var det tydelig at Dokmee-representanten ønsket å sørge for at vi forsto hva systemet tilbyr.

Dokmee gir også hjelp over live chat, en funksjon ikke alle konkurrentene tilbyr. Vi testet det ved å stille flere spørsmål til forskjellige tider på dagtid, og hver gang ble spørsmålene våre besvart umiddelbart. Etter vår erfaring med andre leverandører som tilbyr live chat, ble spørsmålene noen ganger ubesvart, eller vi fikk beskjed om at ingen var tilgjengelige og å sende e-post til henvendelsen i stedet.

Kundestøtte er tilgjengelig via telefon, e-post eller live chat mellom kl. 20.00 og 23.00 CT, mandag til torsdag, og fra kl. 08.00 til 19 på fredag. Veldig få av leverandørene vi så på tilbyr støtte så sent på kvelden.

En grundig brukerveiledning er også innebygd i systemet. Den svarer på spørsmål om ting som hvordan du logger på og lager filskap, og hvordan du laster opp filer og lager arbeidsflyter.

begrensninger

Den største begrensningen for Dokmee Cloud er at den ikke har alle klokkene og fløytene som tilbys ikke bare av konkurrentene, men også av selskapets eget lokale system. Noen av funksjonene den mangler er muligheten til å angi tilgangsbegrensninger etter mappe og fil og å bruke et OCR-verktøy. Dessuten integreres den ikke med andre programmer enn de i Microsoft Office.

En annen ulempe er at avhengig av planen du velger, har du kanskje ikke telefonstøtte tilgjengelig. Mangelen på visse funksjoner og støtte er imidlertid avveining for så lave kostnader. Hvis disse ekstra funksjonene er viktige for deg, oppfordrer vi deg til å vurdere et annet dokumenthåndteringssystem. Hvis du gjør det, vær imidlertid forberedt på å bruke betydelig mer for det.

Klar til å velge et dokumentstyringssystem? Her er en oversikt over vår fullstendige dekning:

• Document Management Systems: En kjøperguide
• Beste dokumenthåndteringsprogramvare og systemer
• Beste dokumentstyringssystem generelt
• Beste dokumenthåndtering for små bedrifter
• Beste mobile dokumenthåndtering

Ytterligere rapportering fra Chad Brooks.