Hva Du Skal Ta Med I Ansattes Avspaseringspolitikk

2023 Forfatter: Susan Creighton | [email protected]. Sist endret: 2023-11-26 12:34

Har du en ansatt som stadig roper ut "syk" eller tar for mye fri? Mens mange ansattes fravær er legitime, kan tilbakevendende ikke-planlagt fravær virkelig forstyrre en virksomhet - spesielt hvis den ansatte tar betalt fri.

Det første instinktet ditt kan være å disiplinere den ansatte, beskylde dem for å dra nytte eller til og med true med å skyte fra dem. Men hvis deres grunn til manglende arbeid kvalifiserer som et lovlig beskyttet fravær, kan du lande deg selv i varmt vann.

Tricia Meyer, grunnlegger og administrerende advokat ved Meyer Law, bemerket at det er viktig at arbeidsgivere forstår føderale eller statlige lover angående permisjoner, slik at de ikke oppretter ulovlig politikk eller stiller urettferdige krav til sine arbeidere. Her er hva du trenger å vite om å lage en smart avspaseringspolicy og håndtere fravær fra ansatte.

Redaktørens notat: Leter du etter informasjon om tids- og oppmøtesystemer? Bruk spørreskjemaet nedenfor, og våre leverandørpartnere vil kontakte deg for å gi deg den informasjonen du trenger:

kjøperzone widget

Hva du skal ta med i policyen din

Enten du skriver din første time-off-policy eller oppdaterer den eksisterende, anbefalte kildene våre å inkludere noen få viktige ting.

Ansattes arbeidstid: Definer forventet arbeidstid og antall timer som jobbet per uke, samt en inn- / utprosedyre for å sikre at de ansatte oppfyller disse kravene.

Tilgjengelig betalt og ubetalt permisjon: Bortsett fra vanlig betalt fri (inkludert sykedager, personlige dager og feriedager), liste ut betalte (eller ubetalte) høytider, permisjonsperioder (f.eks. Søvn eller jury plikt), og føderalt beskyttet fravær som Familie- og medisinsk permisjonslov (FMLA) og uføre permisjon.

"Skriv en klar beskrivelse av hva betalt og ulønnet permisjon er tilgjengelig for ansatte, inkludert når og hvordan de kvalifiserer for permisjon og hvor mye permisjon de påløper hver uke, lønnsperiode, måned eller år, " sa Jaime Lizotte, HR-løsningsansvarlig i ComplyRight.

Innkallingsprosedyre: Hva er prosedyren for å ringe syke eller varsle selskapet når en ansatt ikke vil være i? Bør noen varsles hvis en ansatt kommer for sent? Er ansatte ansvarlige for å finne en erstatning for uplanlagt fri?

"Sørg for å forklare policyen for å be om permisjon, inkludert frister for ferieforespørsel og blackout-perioder, " sa Lizotte til Business News Daily.

Din policy skal deles mellom alle ansatte, veiledere og ledere. I tillegg bør ledere få opplæring i hvordan de skal bruke det på en rettferdig måte, ifølge HRhero.

Konsekvenser for brudd: Den siste delen av policyen din bør uttale konsekvensene hvis en ansatt ikke følger retningslinjene.

"Skriv ned trinnene som vil bli tatt for forskjellige overtredelser, for å beskytte virksomheten din mot anklager om favorittisme eller diskriminering, " sa Lizotte.

Forblir lovlig

Som arbeidsgiver har du en juridisk forpliktelse til å behandle ansatte rettferdig når det gjelder permisjonspolitikken din. Undersøk føderale lover som FMLA, Amerikanerne med nedsatt funksjonsevne (ADA), Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) og tittel VII i Civil Rights Act fra 1964. Du bør også sette deg inn i statens arbeidstakers erstatningslover., ifølge HRhero.

"Du må sørge for at du ikke irettesetter eller til og med nekter fraværet av en ansatt av noen beskyttet grunn, " sa Lizotte. "Forsikre deg også om at du behandler hver ansatt på samme måte, slik at du ikke ender opp med et krav om diskriminering eller urettmessig oppsigelse."

Det er alltid best å ha en erfaren advokat til å gjennomgå retningslinjene dine for å sikre at det ikke er noe problematisk språk eller regler.

"Arbeidsgivere bør rådføre seg med fagfolk for å sikre at de overholder forskjellige føderale og statlige lover med hensyn til deres policy og implementering av beste praksis, " sa Meyer til Business News Daily. "En arbeidsgivers policy skal være tydelig skrevet og sendt til alle ansatte for gjennomgang / erkjennelse av dem."

Sporing og håndtering av fravær fra ansatte

Ansattes fravær er mer enn bare et samsvarsproblem, og hvordan du håndterer dem påvirker selskapets kostnader, lønnsomhet, kultur, ansattes moral og mer, sa Raj Narayanaswamy, medgründer og co-CEO for Replicon.

"Måten du velger å oppfylle disse fraværskravene på, kan ha en vidtgående innvirkning på mer enn bare din juridiske avdeling, så ta deg tid til å forstå hvordan tiden blir distribuert i selskapet ditt, " sa han.

Lizotte bemerket at arbeidsgivere lett kan spore de ansattes fravær ved å enten opprette en prosess i selskapet deres der de dokumenterer fravær regelmessig, for eksempel med papir, eller finne en elektronisk løsning som gjør at de enkelt kan oppgi ansattes fravær når de oppstår.

"Hvis arbeidsgiveren har til hensikt å skalere selskapet, vil jeg anbefale å bruke et tredjeparts programvareprodukt for å spore, ettersom det vanligvis er mindre administrativt belastende sammenlignet med sporing i et regneark, er mindre sannsynlig å inneholde feil, og gjør det mulig for arbeidsgiveren å sikre enklere etterlevelse av statlige og føderale lover, "sa Meyer.

Før du henvender deg til en ansatt om kronisk fravær, er det lurt å gjennomføre en internrevisjon for å avdekke roten til problemet, sa Lizotte. Velger din ansatte å ringe ut av jobben fordi de føler seg stresset og presset og trenger litt tid til å dekomprimere? Ringer de ut på grunn av en familiesituasjon (f.eks. Omsorg for barn eller aldrende foreldre)? På grunn av egen helserelatert atferd?

Deretter sa Lizotte å se på selskapets holdning til uplanlagt fravær. Tåler du det fordi alle trenger fri nå og da? Føler du at det er misbrukt fordi du ikke vet hvordan du skal håndtere det annerledes? Eller blir det rynket, og de ansatte vet det, men det skjer fremdeles?

"Ved å gjennomføre denne tilsynet og svare på disse spørsmålene, vil du være i stand til å identifisere … [og] forstå eventuelle fraværsproblemer selskapet ditt måtte ha, og [deretter] implementere en plan, " sa Lizotte.

Før du tar noen disiplinære tiltak mot en ansatt, anbefaler vi å konsultere en HR-profesjonell og / eller en advokat for å forsikre deg om at du holder deg lovlig.